Ondernemingsrecht

De notaris is wettelijk verplicht om u al aan het begin van de dienstverlening te identificeren.
Soms gaat dat eigenlijk al vanzelf, omdat u op ons kantoor een gesprek heeft gehad met de notaris en dan gaat dat natuurlijk in één moeite door.

Maar als u onlangs een woning gekocht heeft en/of uw adviseur heeft namens u ons kantoor gevraagd om een aantal akten voor te bereiden, dan is het niet erg praktisch als u dan eerst naar ons kantoor toe zou moeten komen om u te laten identificeren.

Tegenwoordig kunt u zich ook op afstand laten identificeren. Snel, safe en simpel. Het kopiëren van identiteitsdocumenten, zoals paspoort en rijbewijs, is daarmee verleden tijd. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie zorgt voor deze nieuwe methode die veilig en betrouwbaar is. En u kunt zich identificeren wanneer het u uitkomt.

Elk nieuw paspoort of rijbewijs bevat een chip met de gegevens van de pashouder. Dit zijn bijvoorbeeld het type identiteitsbewijs, de pasfoto en het nummer van het identiteitsbewijs. Samen vormen die gegevens een digitaal identificatiemiddel. Door die gegevens te scannen, kunnen mensen hun persoonsgegevens online verstrekken. U heeft dit wellicht al eens gedaan bij uw bank of credit card maatschappij.

Hoe werkt het online identificeren?
Om u online te identificeren heeft u een geldig identiteitsbewijs nodig en een speciale app. Deze kunt u downloaden op uw mobiele telefoon of tablet. Nadat u van ons kantoor een e-mail heeft ontvangen, laat u via deze app op uw mobiele telefoon of tablet uw persoonsgegevens uitlezen. Dat gebeurt via een chip in uw identiteitsbewijs. Als u de gegevens heeft gescand, krijgt de notaris via de beveiligde verbinding een kort overzicht van uw gegevens binnen, inclusief uw pasfoto, de datum van het verzoek en de datum van verstrekking van uw gegevens. Vervolgens verwerken wij uw persoonsgegevens in uw dossier.

Welke link en app heeft u nodig?
Op verzoek van de notaris identificeert u zich in enkele eenvoudige stappen:

1. U krijgt van ons kantoor een uitnodigingsmail met een speciale link. Via deze link krijgt u toegang tot een beveiligde omgeving van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
2. U downloadt en opent een speciale app op uw mobiele telefoon of tablet: ReadID Ready mobiele applicatie (Android | IOS). Deze app zorgt voor het uitlezen van een identificatiemiddel zoals uw paspoort of identiteitskaart. Bekijk voor meer informatie de instructievideo;
3. Soms vragen wij u om u te identificeren via ‘eIDAS hoog’: Hiervoor gebruikt u ItsMe als app op uw mobiele telefoon en activeert u deze app (Android | IOS). Op de website van ItsMe vindt u een uitgebreide uitleg en een instructievideo.

Onze beroepsorganisatie gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Lees ook hun privacyverklaring (pdf).

U heeft van ons kantoor e-mails ontvangen over uw Online Dossier en over een vragenlijst die u in moet vullen.
In de vragenlijst worden behoorlijk wat persoonlijke vragen aan u gesteld over wie u bent en over waar de gelden die u bij de transactie op ons kantoor wilt gaan gebruiken.

Waarom vraagt de notaris dit en mág de notaris dit eigenlijk wel vragen?

VERKLARING IN HET KADER VAN WWFT

De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht onder andere notarissen tot een cliëntenonderzoek en een meldingsplicht voor verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties.
De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht.
In dit kader dienen wij u behoorlijk wat vragen te stellen en om dit voor u zo eenvoudig mogelijk te maken hebben we daarvoor vragenlijsten ontworpen die u in uw Online Dossier kunt invullen en veilig verzenden.

De verklaring valt uiteen in twee categorieën:

1. Verklaring herkomst van middelen.
2. PEP-verklaring (Publiek prominente personen).

VERKLARING HERKOMST VAN MIDDELEN

Toelichting
De overheid heeft op grond van de Wwft notarissen en banken een rol gegeven bij het onderzoek naar de herkomst van gelden (bijvoorbeeld: de aankoopsom van een woning). Indien gelden door of namens een cliënt op de notariële kwaliteitsrekening (derdenrekening) worden gestort, dan moet de notaris aan de cliënt een verklaring vragen over de herkomst van die gelden. Uitgezonderd zijn gelden van een reguliere Nederlandse hypotheekverstrekker. 

Meldingsplicht notaris
De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met het witwassen van crimineel geld of de financiering van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, FIU-Nederland.

Aankoop woning/aandelenpakket of aflossing hypotheek
Indien de koopsom van een woning (of waarborgsom), een aandelenpakket of de aflossing van een hypotheek gedeeltelijk of volledig al dan niet via zijn derdengeldenrekening wordt betaald, is de notaris verplicht om na te gaan waar het geld vandaan komt en of de bron een relatie heeft met de koper die de koopsom moet voldoen. Ook in het geval waarin wij een cliënt reeds jaren kennen en wij een goed gevoel hebben bij de cliënt en de transactie, dienen wij dit na te gaan.

De vragen die wij u stellen zijn dus geen waardeoordeel van ons, maar vragen die wij moeten stellen in het kader van onze wettelijke onderzoeksplicht.

Vraag
In de vragenlijst verzoeken wij u na te gaan of u eigen middelen gebruikt bij de transactie. Daaronder vallen alle middelen die u niet leent bij een reguliere bankinstelling, dus ook middelen die u leent bij familie, schenkingen van familie of een lening bij uw eigen onderneming.

Indien u eigen middelen gebruikt bij de transactie verzoeken wij u dit in de vragenlijst in te vullen, te specificeren en toe te lichten. Uiteindelijk moet hetgeen u ons opgeeft de notaris duidelijk maken wat de herkomst is van de gelden. Het komt regelmatig voor dat de herkomst van de gelden heel eenvoudig is: u heeft daar bij voorbeeld X jaren trouw voor gespaard. In dat geval is het belangrijk dat u bij de toelichting úw verhaal schetst zodat de notaris ook een ‘financieel-economisch beeld’ van u kan vormen in het kader van het cliëntenonderzoek.

Mede gelet op de strenge handhavingsregels bij notariskantoren door de overheid, is het desondanks mogelijk dat wij in het kader van onze onderzoeksplicht u later toch nog aanvullende vragen moeten stellen of bescheiden bij u moeten opvragen.

Belangrijk
Indien er geen aannemelijke verklaring is of komt voor de herkomst van gelden dan kan er aanleiding zijn om een melding bij de FIU te doen en kan het zelfs zijn dat wij niet mogen meewerken aan de transactie.

Graag ontvangen wij daarom de ingevulde vragenlijst samen met de gevraagde bescheiden per ommegaande van u retour, zodat wij indien nodig nog aanvullende vragen kunnen stellen en zodat wij tijdig kunnen vaststellen of de afspraak door kan gaan.

Samen met u willen wij ervoor zorgen dat de transactie kan plaatsvinden. Wij willen graag voorkomen dat de transactie wordt vertraagd als gevolg van de verplichtingen die voortvloeien uit de Wwft.

PEP VERKLARING (Publiek prominente personen)

• Bekleedt u één van de volgende functies?
• Of: heeft u één van de volgende functies de afgelopen 12 maanden bekleed?
• Of: is bekend dat u binnenkort één van de volgende functies gaat bekleden?:

1. staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
2. parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
3. lid van het bestuur van een politieke partij;
4. lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat;
5. lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
6. ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
7. lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
8. bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie. (Bijvoorbeeld: de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie.).
9. directe familieleden van bovengenoemde personen;
10. elke natuurlijke persoon waarvan bekend is dat hij een gezamenlijke economische eigendom heeft van rechtspersonen of juridische constructies, of enige andere nauwe zakelijke relatie met een persoon waarnaar wordt verwezen in de punten 1 tot en met 8 hierboven; of
11. elke natuurlijke persoon die als enige de uiteindelijk begunstigde is van een juridische entiteit of juridische constructie waarvan bekend is dat deze de facto is opgericht door de persoon waarnaar wordt verwezen in punten 1 tot en met 8 hierboven.

Een politiek prominent persoon die langer dan een jaar geen prominente functie meer heeft, zal niet langer kwalificeren als een politiek prominent persoon.

De notaris legt de statuten van uw onderneming, vereniging of stichting vast in de oprichtingsakte. De naam van uw organisatie wijzigen, de loop van het boekjaar aanpassen of andere activiteiten ontplooien: dat kan niet zonder het wijzigen van de statuten.
Om de statuten van uw organisatie daadwerkelijk te veranderen moet daar eerst een besluit over worden genomen tijdens de algemene ledenvergadering. Daarvoor moet een meerderheid van de leden tijdens de vergadering met de wijziging akkoord gaan.
De notaris controleert het besluit van de algemene ledenvergadering. Daarna stelt hij een nieuwe notariële akte op, met daarin de gewijzigde statuten.

Als notariskantoor vinden wij het belangrijk om de privacy van onze cliënten te waarborgen en gevoelige informatie veilig te delen. Daarom maken wij gebruik van Online Dossier voor het uitwisselen van documenten. Met Online Dossier zorgen we ervoor dat gegevens, zoals persoonlijke informatie en juridische documenten, niet via onveilige e-mail worden verzonden, maar in een beveiligde digitale omgeving worden gedeeld.

Het platform biedt voordelen zoals:
– Versleuteling van bestanden, wat voorkomt dat onbevoegden toegang krijgen tot de gegevens.
– Toegangscontrole, zodat alleen bevoegde personen de documenten kunnen bekijken.
– Transparantie en overzicht, doordat cliënten op elk moment kunnen inloggen om de voortgang van hun dossier te volgen.

Door te kiezen voor Online Dossier waarborgen we de vertrouwelijkheid van informatie en bieden we cliënten de zekerheid dat hun gegevens goed beschermd zijn tijdens het proces.

Om u toegang te verlenen tot uw Online Dossier sturen we u een e-mailbericht met daarin een link rechtstreeks naar uw dossier. We hebben voor u een account aangemaakt op basis van uw e-mailadres en 06-nummer. Eenmaal ingelogd kunt u de manier van inloggen (bijvoorbeeld met eigen wachtwoord én extra authenticatie óf juist niet) naar wens aanpassen.

De handleiding van het Online Dossier kunt u hier downloaden.

Behalve het uitwisselen van bestanden kunnen we met het Online Dossier ook vragenlijsten opstellen die u eenvoudig online kunt invullen en terugzenden naar ons kantoor.

De meest gebruikte vragenlijst is die in het kader van het wettelijk verplichte cliëntenonderzoek, welk onderzoek namelijk altijd begint met het stellen van een aantal vragen over uw persoon/identiteit en over de (eventuele) financiële aspecten aan de transactie die u door ons kantoor wilt laten verzorgen.

Klikt u hier voor een extra toelichting op de vragenlijsten.

Net als bij de oprichting van de Stichting zorgt de notariële akte voor een scheiding tussen het eigen vermogen van de leden en het vermogen van de vereniging. Ook worden de ‘spelregels’ van de organisatie officieel vastgelegd in de statuten van de vereniging.

Het is ook mogelijk om een ‘informele vereniging’ op te richten, zonder tussenkomst van een notaris. Bestuurders zijn dan persoonlijk aansprakelijk voor de verplichtingen die de vereniging aangaat.

Na oprichting van de stichting of vereniging met een notariële akte zorgt de notaris voor inschrijving van de stichting of de vereniging in het handelsregister. In dit geval zijn bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk zolang sprake is van behoorlijk bestuur.

Het oprichten van een stichting zorgt voor een scheiding tussen het eigen vermogen van de oprichters en het vermogen van de stichting. Geldstromen lopen zo niet meer door elkaar. Een stichting is bovendien een rechtspersoon. De stichting kan daarom bezittingen en schulden hebben en contracten afsluiten. Als rechtspersoon kan een stichting subsidies, donaties en legaten ontvangen. De ‘spelregels’ van de organisatie worden officieel vastgelegd in de statuten van de stichting. Deze regels dienen voor een goede interne organisatie van de stichting.

Een vereniging wordt meestal opgericht door mensen met een gezamenlijk doel: samen sporten, muziek maken of een hobby uitoefenen. Een andere vorm is de Vereniging van Eigenaren (VvE). Eigenaren van een appartement zijn hier verplicht lid van en betalen via de vereniging samen voor het onderhoud en reparatie van het pand.

Doorgaans worden stichtingen opgericht door mensen of organisaties die zich richten op het verwezenlijken van een ideëel doel, zoals bijvoorbeeld natuurbehoud, hulp aan andere mensen of het promoten van kunst en cultuur.
Voor ondernemers kan het zinvol zijn om een Stichting Administratiekantoor op te richten. Het doel is dan het beheren en certificeren van aandelen.

Om aandelen in een BV over te dragen is een notariële akte wettelijk verplicht. Elke BV heeft een aandeelhoudersregister waaruit blijkt wie de eigenaren van de uitgegeven aandelen zijn. De notaris vraagt altijd naar het aandeelhoudersregister om er zeker van te zijn dat de verkoper van de aandelen ook de eigenaar is.

De voldoening van de koopprijs van de aandelen verloopt meestal via de notaris, zodat de verkoper maximale zekerheid heeft op het verkrijgen van de koopprijs. Indien een persoon in een BV alle aandelen heeft of als de samenstelling van het bestuur wijzigt, zal de notaris ook zorgen voor bijwerking van de inschrijvingsgegevens in het handelsregister.

De BV is een samenwerkingsverband van aandeelhouders. Bij de oprichting worden aandelen uitgegeven aan de oprichter(s) of aan anderen die geld of goederen inbrengen.

De BV is een rechtspersoon. Dat betekent onder meer dat de BV bezittingen en schulden kan hebben en ook contracten kan afsluiten.

Na de oprichting van de BV bent u als bestuurder in dienst van de BV en handelt u uit naam van de BV. U kunt een BV alleen oprichten maar ook samen met anderen.

Voor de oprichting van een BV bent u bij Spoormakers Notarissen op het juiste adres. Wij leggen de statuten van de BV vast in de oprichtingsakte en verzorgen het inschrijven van uw BV in het handelsregister.